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Progressive Abschaffung der Vollmacht in der Übermittlung der digitalen Akten an das Handelsregister

Bekanntlich wurde mit Gesetz vom 2. April 2007, Nr. 40 das Verfahren der Vereinheitlichten Meldung bei Unternehmensgründungen (“Comunicazione unica per la nascita dell’impresa””) eingeführt. Dieses Verfahren ist seit 1. April 2010 obligatorisch.bekanntlich wurde mit Gesetz vom 2. April 2007, Nr. 40 das Verfahren der Vereinheitlichten Meldung bei Unternehmensgründungen (“Comunicazione unica per la nascita dell’impresa””) eingeführt. Dieses Verfahren ist seit 1. April 2010 obligatorisch.

Bei der Einführung der Vereinheitlichten Meldung traten jedoch operative Fragen auf, unter anderem in Bezug auf die Anwendung der digitalen Verfahren seitens vieler Benutzer, die technisch nicht entsprechend ausgerüstet waren, und dementsprechend auch bei der Unterzeichnung der elektronischen Unterlagen mit digitaler Unterschrift Schwierigkeiten haben würden. In diesem Sinne wurde vor allem die Ausdehnung der digitalen Unterschrift auf die Einzelunternehmer als problematisch angesehen, was operative Schwierigkeiten in der Umsetzung dieser Neuerungen befürchten ließ.Um die Anwendung des neuen Verfahrens zu erleichtern und den Aufwand für die Unternehmen zu vereinfachen, erteilte das Ministerium für wirtschaftliche Entwicklung mit Rundschreiben Nr. 3616/C vom 15. Februar 2008 Anweisungen für die Erteilung einer Sondervollmacht und die Einreichung der Vereinheitlichten Meldung mit der digitalen Unterschrift des Bevollmächtigten.wirtschaftliche Entwicklung mit Rundschreiben Nr. 3616/C vom 15. Februar 2008 Anweisungen für die Erteilung einer Sondervollmacht und die Einreichung der Vereinheitlichten Meldung mit der digitalen Unterschrift des Bevollmächtigten.

Zu diesem Zweck wurde – auch unter Beachtung der Vorschriften des Kodex der digitalen Verwaltung (Art. 57, GvD Nr. 82/2005) – ein italienweit einheitlicher Vordruck für die Sondervollmacht im Anhang zum genannten Rundschreiben geliefert. Dieser Vordruck wird ausgefüllt, eigenhändig unterschrieben, im PDF-Format eingescannt und dann mit digitaler Unterschrift den elektronischen Formblättern beigelegt, gemeinsam mit der Kopie eines gültigen Personalausweises aller eigenhändig unter-zeichnenden Personen.

In den vergangenen zehn Jahren haben sich jedoch die Kommunikationsformen zwischen den Unternehmen, ihren Beauftragten und dem Handelsregister grundlegend geändert. In Anbetracht des technologischen Fortschrittes und der Verfeinerung der digitalen Verfahren und vor allem der zunehmenden Verbreitung der digitalen Unterschrift ist heute zu überbedenken, ob die Verwendung dieser Vollmacht für die Ausarbeitung und den Versand von Akten an das Handelsregister überhaupt noch erforderlich ist.Die ausschließliche Annahme der digitalen Unterschrift des Inhabers oder des beauftragten Freiberuflers (in den zulässigen Fällen) hätte dabei mehrere Vorteile: Sie würde die absolute Gewissheit über die Identität der zur Meldung verpflichteten Person gewährleisten und zudem die Ausarbeitung der Akten vereinfachen und beschleunigen, da ein „analoger“ Arbeitsgang (eigenhändige Unterzeichnung der Vollmacht und Einscannen der Vollmacht und des Personalausweises) wegfallen würde.„analoger“ Arbeitsgang (eigenhändige Unterzeichnung der Vollmacht und Einscannen der Vollmacht und des Personalausweises) wegfallen würde.Das Thema der Abschaffung der Vollmacht in der Verwaltung digitaler Akten im Handelsregister wurde nun mehrmals vom Beirat der Handelsregisterführer des Triveneto besprochen und geprüft, auch mit Blick auf die Vorgangsweisen, die in anderen Handelskammern bereits umgesetzt wurden oder zurzeit eingeführt werden, wie z.B. in Mailand, Brescia, Modena, Rom, etc.

Die Handelskammern des Triveneto haben sodann in der Sitzung vom 8. Oktober beschlossen, die schrittweise Abschaffung der Vollmacht in der Übermittlung der Akten an das Handelsregister einzuleiten. Dies wird somit auch in Bozen geschehen, zunächst mit den Akten für die Hinterlegung der Jahresabschlüsse; sollte diese Kampagne erfolgreich sein, werden dann weitere Arten von Akten folgen.

In diesem Sinne sind ab 1. April 2020 die Akten zur Hinterlegung der Jahresabschlüsse digital von den verpflichteten Subjekten oder, alternativ dazu, vom beauftragten Freiberufler und nicht vom Bevollmächtigten zu unterzeichnen.

Wir empfehlen daher, rechtzeitig zu überprüfen, ob die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaften, die von der kommenden Hinterlegung der Jahresabschlüsse betroffen sind, über eine digitale Unterschrift verfügen, falls der Jahresabschluss nicht von einem Vermittler als „beauftragter Freiberufler“ hinterlegt werden sollte.

Nähere operative Details zur Hinterlegung der Jahresabschlüsse mit den neuen Modalitäten werden rechtzeitig mitgeteilt werden.